Trước thời virus COVID-19 ập đến, không gian làm việc chung (coworking space) đã là một mô hình đầy sức quyến rũ. Đó là loại hình không gian văn phòng được trang bị hiện đại và dáng vẻ có chút ít yếu tố thời trang. Nơi có những chiếc bàn dài và ghế ngồi dành cho nhiều người sử dụng và rời đi liên tục được đặt cái tên rất kêu là hot desk.
Cũng có những khu vực yên tĩnh hơn cho những người muốn tìm kiếm ít nhiều riêng tư. Dĩ nhiên có cả những căn phòng nhỏ, biệt lập hoàn toàn và những phòng họp linh hoạt. Rồi điểm thu hút là không gian trà nước tiện lợi và sành điệu. Tạo ra một không gian có tính cộng đồng như thế mang đến cho chủ sở hữu một sức mạnh tập hợp khi quy tụ nhiểu đối tác địa phương cùng về một chỗ. Họ có quá nhiều lợi thế trong việc quảng bá một ý tưởng, một sản phẩm, một chiến dịch… mà chỉ cần tổ chức tốt tại một địa điểm mà thôi. Vì thế, ngành kinh doanh không gian làm việc chung được dự đoán sẽ bùng nổ với nhiều khoản đầu tư đầy hứa hẹn.
Danh sách những thương hiệu sừng sỏ gắn kèm với loại hình kinh doanh này như WeWork, Impact Hub, District Cowork, Knotel, Green Desk,… cứ dài ra mỗi ngày và mỗi công ty đều gia tăng bành trướng ra toàn thế giới. Đơn cử như WeWork, năm 2010 thành có 49 địa điểm ở New York. Và chẳng mấy chốc đã vươn mình ra 119 thành phố khắp thế giới với khoảng 800 địa điểm. Chương trình “We Membership” (với hạng cơ bản có phí 29 đô la/ ngày) của Wework cho đến nay đã thu hút hơn 600 000 thành viên khắp thế giới. Các con số này tương ứng với Impact Hub là 50 quốc gia, 100 địa điểm và hơn 16.000 thành viên. Khi đại dịch xảy đến, câu chuyện không chỉ có những số liệu tươi hồng, hồi đầu tháng Hai mới đây Knotel đã đệ đơn xin phá sản lên toà ở Delaware do sự ảm đạm của tình hình kinh doanh.
Nhưng sân khấu vẫn sáng đèn. Diễn viên này rút lui sẽ luôn có sẵn người khác thế vai. Năm 2020 vừa qua, khi Shopify thông báo đến cuối tháng Năm họ tiến hành thu gọn hoạt động và phần lớn không gian làm việc tại đại bản doanh ở khu trung tâm thành phố Ottawa sẽ bỏ trống, thì một công ty chuyên lĩnh vực văn phòng The Corporate Centre liền nhảy vào chiếm lĩnh. Công ty này ngay lập tức quảng cáo họ sẽ cho thuê những văn phòng làm việc nhỏ tại đây bắt đầu từ tháng Sáu sau đó. Trong số khách hàng đăng ký đầu tiên có Linebox Studio, một công ty kiến trúc. Đối với những doanh nghiệp cỡ vừa và nhỏ, mở được văn phòng tại khu trung tâm với giá cả phải chăng là một cơ hội lớn. “Chuyển đến một địa điểm mới, đó là một cách để khẳng định” – Giám đốc điều hành của Linebox – Melissa Reeves thổ lộ – “Chúng tôi biết mọi việc rồi sẽ phải thay đổi. Chúng tôi sẽ không ở một chỗ thậm chí trong một vài năm. Vì thế chuyển đến một không gian văn phòng chia sẻ tạo ra sự linh hoạt để chúng tôi có thể thay đổi. Tôi nghĩ rằng làm việc trong không gian kiểu chia sẻ sẽ là xu hướng làm việc của tương lai, xét trên nhiều phương diện.” Mặc dù tương lai có nhiều mảng xám nhưng con số mà Industry Growth Insight vẫn mạnh dạn với những dự báo lạc quan.
Theo đó, thị trường coworking space toàn cầu dự kiến sẽ tăng trưởng với tốc độ tăng trưởng kép hằng năm với tốc độ khoảng 12,5% trong giai đoạn 2021 đến 2028. Đánh giá lạc quan ấy được thúc đẩy bởi các yếu tố như nhu cầu không gian làm việc linh hoạt gia tăng và số lượng những ngưởi làm việc tự do cũng tăng vọt. Một khái niệm mới được xem là khá thu hút hiện nay là “work near home” thay vì “work from home”. Vì suy cho cùng, giao tiếp luôn là nhu cầu thiết yếu; con người khi mất sự kết nối cộng đồng dường như trở nên là một sinh vật yếu ớt và đầy sợ hãi.
Tạm gác lại câu chuyện những con số và những dự báo khác cho các nhà kinh tế và các nhà xã hội học. Điều mà chúng ta quan tâm ở chuyên mục này là một khi cơn đại dịch qua đi thì diện mạo và trang thiết bị của những văn phòng chung kiểu chia sẻ sẽ cần và nên như thế nào cho hợp lý. Sau đây là những dự báo về các xu hướng của tương lai. Chúng tôi tin rằng, các nhà đầu tư, kiến trúc sư và các nhà thiết kế sẽ rút ra được nhiều điều cho công việc sắp tới của mình từ các xu hướng này.1. Công nghệ là hàng đầu. Những chủ nhân của các mô hình làm việc chung không có cách nào khác hơn là phải dốc hầu bao đầu tư cho công nghệ nếu muốn sống sót trên đường đua. Người làm việc bây giờ sẽ có nhu cầu check in vào văn phòng bất cứ thời gian nào trong ngày. Họ có cần báo cho bảo vệ mở cửa lúc nửa đêm chăng? Có vẻ là quá lạc hậu. Thẻ vào cửa tự động, phần mềm quản lý, hệ thống đăng ký, hệ thống điểm danh, những hoá đơn tự động, phần mềm theo dõi thời gian… sẽ thay thế cho những phương cách thủ công hay bán thủ công trước đây. Những rắc rối và phiền toái do cần có sự can thiệp của con người phải hạn chế đến mức tối đa. Và công nghệ sẽ bước vào để thay thế.
2. Chuỗi địa điểm. Một nhân viên thường không muốn chỉ ngồi chết một địa điểm. Hôm nay là ở trung tâm quận 1, tuần sau có thể sang ngắm những mảng xanh ở quận 7, và tháng sau sẽ hẹn hò nhau gần những phố ẩm thực quận 5. Một chủ đầu tư mô hình làm việc chung phải nghĩ đến sự đa dạng này. Nếu lực chưa đủ thì cần bắt tay hợp tác với các chủ nhân khác để các thành viên có thể sử dụng thẻ cho một chuỗi những địa điểm khác nhau.
3. Nội thất là điểm gây ấn tượng đầu tiên. Bàn dài ngồi chung, bàn góc riêng lẻ, sofa, đi-văng hay thậm chí những túi beanbag đã thành hạng mục thông thường. Thêm góc trà nước cũng chẳng có gì quá đặc biệt. Mô hình ngày nay còn yêu cầu gắn với yếu tố giải trí và tập luyện thể lực. Bố trí thêm phòng gym hay một yoga studio là thêm những điểm cộng. Không gian đòi hỏi cả sự thư giãn và sáng tạo. Vì thế, nếu là chủ đầu tư cho loại hình này thì bạn đừng ngạc nhiên nếu kiến trúc sư đòi đưa vào đây những chiếc xích đu.
4. Dịch vụ cộng thêm phải phong phú và thiết thực. Bạn nghĩ sao nếu một bà mẹ mang con nhỏ đến một cuộc họp trong văn phòng cho thuê của bạn? Liệu có nên cung ứng dịch vụ giữ trẻ tại chỗ? Hay một khu vực làm việc thân thiện với các thú cưng? Những nhu cầu như vậy sẽ không còn lại xa lạ nữa bên cạnh các dịch vụ kế toán, ngân hàng cho vay tại chỗ dành cho các nhà khởi nghiệp nhỏ.
5. Những không gian hợp lý. Khái niệm hợp lý ở đây nên hiểu như thế nào. Có nghĩa là phải đáp ứng cho từng phân khúc khách hàng cụ thể nhất. Một nơi dành cho hội các bà mẹ bỉm sữa dĩ nhiên phải khác với một chỗ cho các cô cậu chuyên viết code. Một không gian với thiết kế ít nhiều phá cách nơi các nghệ sĩ thường xuyên lui tới chẳng thể nào hợp với các doanh nhân đạo mạo hội họp. Nhưng liệu có gì đó mâu thuẫn với việc thu hút tính cộng đồng chăng? Không. Chỉ là những chi tiết cần chú hơn cho một mô hình cần sự đa dạng.
6. Kết nối với thiên nhiên. Con người càng ngày càng cần sự gần gũi với thiên nhiên; theo đó yếu tố gắn kết với thiên nhiên là yếu tố tăng tính thu hút của một không gian làm việc thời hiện đại. Tiếng nước chảy, hình ảnh những mảng xanh trong tầm mắt, các thiết kế gợi về tự nhiên, các trang trí mang dáng dấp thiên nhiên dường như càng thêm tác dụng vỗ về tâm hồn con người sau những đổ vỡ vì đại dịch.
7. Cộng đồng, Văn hoá và Hoạt động. Dĩ nhiên mọi người đăng ký thành viên của những không gian làm việc chung là vì họ cần một chỗ ngồi để làm việc. Nhưng không có nghĩa là họ chỉ cần chiếc ghế thoải mái và không gian tiện nghi. Khái niệm coworking space ngày nay còn gắn kết cả yếu tố văn hoá và đề cao tính kết nối cộng đồng. Là chủ một không gian làm việc chung nghĩa là bạn đồng thời đóng vai người tổ chức những hoạt động hỗ trợ bên lề theo hướng đã nói. Những bữa ăn chung theo một chủ đề sinh hoạt nào đó, những lớp học yoga, những thời khoá thiền,… Nghe có vẻ như hoạt động của một trung tâm văn hoá? Có thể, nhưng gặp thời thế thế thời phải thế.
8. Tăng tính kết nối và hoà hợp trong không gian chung. Trước đây, không gian làm việc chung là dành cho những người làm việc tự do, những doanh nhân đơn lẻ hay những nhà khởi nghiệp. Bây giờ thì các doanh nghiệp lớn cũng muốn nhân viên mình thay đổi môi trường làm việc, có thể một phần vì để tiết giảm chi phí nhưng phần lớn hơn là để tăng tính kết nối và tìm kiếm cơ hội trong những cộng đồng lớn hơn. Ngay cả tại những tập đoàn lớn, người ta cũng sẽ có suy nghĩ cải tạo những không gian làm việc riêng lẻ trước đây thành những không gian làm việc chung, vì ưu thế của sự linh hoạt và khả năng nối kết nhân viên với nhau. Thời điểm yêu cầu cao về việc giữ khoảng cách giữa những cá nhân sau đại dịch cũng là lúc nhu cầu kết nối và tương tác cần thiết hơn bao giờ hết.
9. Quảng bá và Quảng bá. Có một không gian làm việc chung độc đáo, tiện nghi và mang tính văn hoá cộng đồng cao là một lợi thế để bạn có thể bước đến thành công. Nhưng đừng dừng lại ở đó. Hãy giới thiệu nó đến với cộng đồng những người có nhu cầu bằng mọi cách. Digital Marketing là công cụ hữu hiệu của thời nay. Đầu tư cho PPC hay một công ty SEO quốc tế là hoàn toàn đáng giá. Mỗi một cá nhân đơn lẻ là một khách hàng dài hạn tiềm năng. Vậy hãy chuyển tải ngay lập tức không gian đẹp và tiện nghi của bạn thành các file ảnh hay video clip, sẵn sàng xuất hiện trên các công cụ tìm kiếm hay trên những phương tiên truyền thông xã hội. Câu nói “Trâu chậm uống nước đục” là hoàn toàn đúng trong thời điểm này.
