Bất kể quy mô doanh nghiệp bạn như thế nào, bạn không thể điều hành chúng nếu không có những người tài năng sẵn sàng nhận chuyển giao các vị trí chủ chốt khi những người làm việc hiện tại rời đi. Ngay cả những công ty thành công nhất cũng khó có thể vượt qua nếu họ không có sẵn một kế hoạch kế thừa (succession plan) vững chắc.
Lập kế hoạch kế thừa là gì?
Lập kế hoạch kế thừa là một chiến lược để xác định và phát triển các nhà lãnh đạo tương lai tại công ty của bạn – không chỉ ở cấp cao nhất mà còn đối với các vai trò chính ở tất cả các cấp. Nó giúp doanh nghiệp lên phương án dự phòng bằng cách chuẩn bị những người lao động có tiềm năng cao để thăng tiến.
Dưới đây là bảy điểm mấu chốt để bắt đầu quá trình lập kế hoạch kế thừa:
1. Chủ động với kế hoạch
Đôi khi, bạn sẽ biết trước một thành viên khó thay thế trong nhóm sẽ rời công ty – ví dụ nghỉ hưu theo kế hoạch. Nhưng có thể bạn sẽ mất cảnh giác trước những tình huống đột ngột và có khả năng mất phương hướng của nhân viên. Đó là lý do tại sao bạn cần một kế hoạch – ngay bây giờ. Trước tiên, hãy xem xét tất cả các vị trí quan trọng trong tổ chức và trả lời hai câu hỏi sau:
- Tác động hàng ngày của vị trí X đối với công ty hoặc bộ phận của chúng ta là gì?
- Nếu người hiện ở vị trí X rời đi, điều đó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động của công ty?
2. Các ứng cử viên kế vị chính xác
Khi bạn đã xử lý được hiệu ứng gợn sóng mà sự ra đi của một số nhân viên nhất định có thể gây ra, hãy chọn các thành viên trong nhóm có khả năng bước vào các vị trí đó. Hãy tự hỏi:
- Nếu chúng tôi được tuyển dụng cho vị trí X trong nội bộ, nhân viên nào sẽ là ứng cử viên mạnh nhất để bước vào vai trò này?
- Những ứng viên đó có cần được đào tạo không? Và, nếu vậy, nội dung đào tạo là gì?
Mặc dù người kế thừa rõ ràng có thể là người tiếp theo trong sơ đồ tổ chức, nhưng đừng đánh giá thấp những nhân viên có triển vọng khác. Tìm kiếm những người thể hiện các kỹ năng cần thiết để phát triển ở các vị trí cao hơn, bất kể chức danh hiện tại của họ là gì.
Tuy nhiên, sau khi xác định được nhân viên tiềm năng, hãy nói chuyện với họ về kế hoạch này và tìm hiểu mục tiêu nghề nghiệp của họ. Đôi khi cách họ nhìn nhận tương lai nghề nghiệp sẽ không giống như những gì bạn nghĩ.
3. Hãy cho họ biết
Trong các cuộc họp riêng tư, hãy giải thích cho từng người được ủy quyền rằng họ đang được chọn cho những vị trí ngày càng quan trọng. Thể hiện quan điểm rằng sẽ không có sự đảm bảo nào và tình hình có thể thay đổi theo tình huống, hoàn cảnh của công ty và các ứng viên tiềm năng khác.
4. Đẩy mạnh các nỗ lực phát triển nghề nghiệp
Lý tưởng nhất là bạn đã và đang đầu tư vào sự phát triển nghề nghiệp của những người bạn chọn làm lựa chọn kế thừa. Bây giờ sự chuẩn bị đó cần phải được gấp rút. Luân chuyển công việc là một cách tốt giúp ứng viên có thêm kiến thức và kinh nghiệm. Kết nối họ với những người cố vấn có thể thúc đẩy khả năng của họ trong lĩnh vực quan trọng và các kỹ năng mềm.
5. Chạy thử kế hoạch kế thừa
Đừng đợi đến khi có khủng hoảng nhân sự mới kiểm tra xem nhân viên có đủ năng lực để đảm nhận một vai trò cao cấp hơn hay không. Hãy tạo cơ hội cho ứng viên kế thừa tiềm năng đảm nhận một số trách nhiệm của người quản lý khi họ đang đi nghỉ hoặc vắng mặt. Nhân viên sẽ có được kinh nghiệm quý báu và cơ hội tỏa sáng. Và bạn có thể đánh giá xem người đó có thể cần được đào tạo và phát triển thêm ở đâu.
6. Tích hợp kế hoạch kế thừa vào chiến lược tuyển dụng
Khi bạn đã xác định nhân viên là người kế thừa cho các vai trò quan trọng trong tổ chức của mình, hãy lưu ý đến bất kỳ khoảng trống tài năng nào mà họ sẽ để lại nếu được khai thác. Điều đó có thể giúp bạn xác định nơi cần tập trung nỗ lực tuyển dụng trong tương lai.
7. Nghĩ về người kế thừa của chính bạn
Nếu bạn quyết định tận dụng một cơ hội mới hoặc nghỉ hưu, thì ngay cả vai trò của bạn một ngày nào đó cũng có thể cần lấp đầy. Khi lập kế hoạch kế thừa cho tổ chức, hãy đảm bảo bao gồm vị trí của chính bạn. Bạn có thể thấy nhân viên nào bước vào đôi giày của bạn vào một ngày nào đó? Và bạn có thể làm gì, bắt đầu từ bây giờ, để giúp người đó chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi?
Nhân viên không phải là tài sản cố định – và những thay đổi trong đội hình của nhóm là không thể tránh khỏi. Không phải lúc nào bạn cũng có thể dự đoán được việc một nhân viên có giá trị rời khỏi công ty. Nhưng thông qua việc lập kế hoạch kế thừa hiệu quả, bạn có thể mở đường cho sự tiếp nối liên tục cho tương lai của doanh nghiệp.
