Cuốn sách Tales for Coaching (tạm dịch: Những câu chuyện để huấn luyện) của tác giả Margaret Parkin chuyên trích dẫn các câu chuyện từ cổ chí kim để ứng dụng trong việc huấn luyện nhân viên làm việc tại các công ty. Sách có một chuyện kể về nàng Pandora được trích từ tác phẩm Thần thoại Hy Lạp và La Mã của Thomas Bulfinch như sau.
Người phụ nữ đầu tiên được tạo ra trên thiên đường bởi thần Jupiter cùng sự góp sức của tất cả các thần thánh nhằm giúp nàng trở nên hoàn hảo. Nữ thần Venus cho sắc đẹp, thần Mercury cho khả năng thuyết phục, thần Apollo cho âm nhạc… Sau đó, nàng Pandora được gửi xuống Trái đất và ra mắt Epimetheus để trở thành vợ của ông ta. Trước đó, dù đã được người anh trai cảnh báo là phải cẩn thận với món quà tặng của Jupiter, Epimetheus vẫn không từ bỏ ý định cưới người đẹp.
Từ lâu, Epimetheus đã giữ trong nhà mình một chiếc hộp lưu giữ một số điều tai hại. Nàng Pandora khi thấy đã rất tò mò muốn biết hộp ấy chứa đựng những gì. Một ngày kia, nàng quyết định mở nắp chiếc hộp để khám phá. Ngay lập tức, từ chiếc hộp thoát khỏi một đám dịch bệnh rất tai hại cho con người như bệnh gút, thấp khớp, đau bụng và cả sự ghen tị, thù hằn…, rồi lan tỏa đi xa cực nhanh. Pandora vội vã đóng nắp hộp lại nhưng đã quá trễ. Toàn bộ những điều nguy hiểm trong hộp đã thoát ra ngoài, chỉ còn một thứ duy nhất còn lại nằm ở tận đáy hộp: niềm hy vọng.
Câu chuyện có kết luận là trong cuộc đời, dù có xảy ra bất cứ điều tai hại gì thì niềm hy vọng không bao giờ hoàn toàn rời bỏ chúng ta và khi chúng ta có hy vọng thì không điều tai hại nào có thể làm cho chúng ta khốn khổ.
Có nhiều cách cảm nhận về câu chuyện này và dưới đây là một cách. Điều đáng ngạc nhiên đầu tiên là vì sao niềm hy vọng lại bị xếp chung với những thứ tai hại khác trong chiếc hộp? Thứ hai, khi Pandora mở chiếc hộp thì mọi điều tai hại lại bay đi trước, có đúng là niềm hy vọng luôn chậm chân không?
Vấn đề nằm ở chỗ cách phân loại. Trước đây khi máy tính chưa phổ biến thì giấy tờ, công văn được lưu lại trong các bìa có đánh nhãn và được đặt vào các tủ kệ văn phòng. Từ lúc máy tính trở nên phổ biến, ai cũng trở thành thư ký đánh máy của chính mình nên việc mở các thư mục lưu trữ trên máy tính cũng do người sử dụng máy tính tự làm.
Khi kiểm tra hệ thống thư mục trên máy tính của các nhân viên, nhà quản trị doanh nghiệp sẽ nhận ra ngay các hệ thống lưu trữ được bố trí ra sao, đạt trình độ khoa học thế nào. Việc truy cập các hồ sơ lưu trữ trong các thư mục trên máy tính của các nhân viên luôn có mối liên hệ đến năng suất làm việc của họ, nếu hồ sơ nằm đâu đó trong máy tính mà tìm hoài không thấy thì hiệu suất lao động kém hẳn đi.
Quay lại câu chuyện về nàng Pandora. Khi nàng mở nắp chiếc hộp, mọi điều tai hại bay ra, đến lúc đóng nắp lại chỉ còn sót lại niềm hy vọng. Vấn đề phải chăng là trước khi Pandora về với Epimetheus, ông ta tổ chức phân loại không tốt. Thay vì chỉ “lưu trữ” những điều tai hại, ông ta lại đưa cả niềm hy vọng vào trong chiếc hộp. Điều này cũng giống như khi sử dụng máy tính, những hồ sơ có nội dung khác nhau mà được sắp xếp và phân loại không theo quy tắc thống nhất nào thì tất nhiên sẽ dẫn đến tình trạng khó tìm kiếm khi cần. Chuyện phân loại và lưu trữ hồ sơ vào các thư mục là… chuyện hằng ngày ở công sở! Những nhân viên rành việc biết tổ chức việc lưu trữ thông tin có khoa học, ngăn nắp, dễ truy cập, còn những người mới thì chưa. Đó cũng là một điều mà các nhà quản trị phải quan tâm nhằm giúp các nhân viên mới sớm biết vận dụng cách làm được coi là chuyên nghiệp của toàn đội ngũ.
