Trong lúc làm việc, nhân viên có thể tiếp nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin mà nhân viên nhận được qua internet dễ gây quá tải nhất. Vì phải dùng thời gian để giải quyết hết việc này đến việc khác xuất hiện trong email nên tất nhiên, năng suất làm việc của các nhân viên bị giảm sút. Vậy làm thế nào tránh được sự quá tải khi nhân viên tiếp nhận thông tin qua email?
Cách đơn giản là yêu cầu nhân viên chỉ giữ lại những email cần thiết, liên quan đến công việc, còn các thông tin khác được phép xóa bỏ ngay. Nói đơn giản vậy nhưng làm được lại không dễ.
Đầu buổi sáng, mở máy tính ra là các nhân viên đã phải đối diện với hàng chục email được gửi đến, trong đó bên cạnh nhiều email rất quan trọng cho công việc thì cũng có những email vô bổ, gây nhiễu. Làm thế nào để loại bỏ những email không cần thiết? Có không một phần mềm giúp gạn lọc được email cần thiết?
Thực ra, đây là vấn đề thuộc về thói quen của con người. Một số biểu hiện cho thấy khó khăn của việc gạn lọc là:
- Nhân viên mất nhiều thời gian để trả lời các email đến. Mỗi email được gửi đến luôn kêu gọi sự chú ý của người đọc bằng dòng chủ đề có vẻ quan trọng của nó, nhưng nội dung thật sự lại chẳng có gì là quan trọng.
- Nhân viên luôn khó sắp xếp thứ tự ưu tiên trong việc xử lý email. Thứ tự ưu tiên trả lời email tất nhiên không phải là thứ tự email đã gửi đến, nhưng mỗi nhân viên có một cách ưu tiên.
- Nhân viên phải tốn thời gian để nhìn ra các email cần thiết, liên quan đến thẩm quyền giải quyết của họ.
- Nhân viên khó nhớ hết nội dung các email đã xem và không có ngay được giải pháp đáp ứng nội dung của các email đó.
- Một nhân viên bị công việc trên các email trì kéo thì có thể kéo theo sự giảm năng suất của các nhân viên khác có liên quan.
- Nhân viên sợ xóa nhầm các email thực sự quan trọng, do vậy cố gắng giữ lại các email chưa đọc, nghĩa là ôm lấy sự quá tải thông tin gửi đến. Ngày qua ngày, sự quá tải càng lớn và càng khó giải quyết.
Cách tốt nhất là điều động các email gửi đến vào các danh sách phụ mang tính phân loại theo các chủ đề công việc mà họ phụ trách thì việc lọc email sẽ nhẹ đi một cách đáng kể. Thế nhưng việc này cần có kỹ năng, không phải nhân viên nào cũng dễ dàng làm được.
- Xem thêm: Nỗi ám ảnh luôn phải mở đọc email…
Nguyên nhân cơ bản là nhiều người có thói quen mở ngay các email đến trong hộp thư, đọc và giải quyết lần lượt từ email này sang email khác. Cách làm như thế khiến cho công việc của họ luôn phảng phất sự quá tải hết ngày này sang ngày khác. Do vậy, phải tích cực đổi thói quen đó để khởi đầu quá trình giảm tải cho nhân viên.