Câu chuyện về những “kẻ cắp thời gian”, trước đây thường được nêu trong những khóa học về quản lý thời gian. Tưởng là sau khi nhận diện ra những “kẻ cắp thời gian” thường can thiệp vào công việc của nhân viên như các cuộc gọi điện thoại xen ngang, hay những lần ngắt ngang công việc của đồng nghiệp, thì mọi người sẽ có cách chống đỡ tốt với những trường hợp đó. Nhưng câu chuyện này hóa ra lại là chuyện dài nhiều tập. Với những công nghệ mới xuất hiện, những “kẻ cắp thời gian” mới cũng xuất hiện theo.
Dana Wilkie, một tác giả viết rất nhiều về nhân sự cho cộng đồng mạng SHRM, đã quay lại vấn đề những “kẻ cắp thời gian”. Lần này là với bộ mặt của những kẻ cắp mới. Bà nêu ra tám trường hợp tiêu biểu: email, các buổi họp, cấp trên, đồng nghiệp, cuộc gọi điện, tiếng ồn, các màn hình pop-up và các trục trặc của máy tính.
Bà cũng dẫn từ Edward G. Brown, người viết rất nhiều về “kẻ cắp thời gian”, sáng lập Công ty Cohen Brown Management Group, dùng từ này để ám chỉ những xen ngang hằng ngày vào công việc của nhân viên, làm họ mất đi từ ba đến năm giờ làm việc mỗi ngày. Bà nêu ra trở lại năm câu tự hỏi khá quen thuộc, nhưng thường bị lãng quên:
- Thời gian để mở một email, đọc nội dung và viết phần trả lời, nhân thời gian đó với tổng số email mà mình nhận mỗi ngày sẽ tốn mất bao nhiêu thời gian của mình?
- Thời gian tiêu tốn để mình quay lại một việc dở dang, do bị một đồng nghiệp xen ngang để nói chuyện?
- Thời gian để mình nhờ khắc phục lỗi máy tính, hoặc thiết bị làm việc đã tiêu tốn mất thời gian công việc của mình trong ngày?
- Thời gian mình phải chịu trận ở một buổi họp vô bổ?
- Thời gian mà mình phải dùng để khử tiếng ồn “nhiễu việc”, kể cả để tắt đi các màn hình pop-up quảng cáo, khi phải tìm cho ra chỗ nào để tắt chúng đi cho được việc?
Quan trọng hơn, những “xen ngang” này đã làm ngắt đà công việc đang say sưa của nhân viên. Điều đó tiêu tốn không phải chỉ thời gian mà chính là năng lượng của nhân viên. Quay trở lại công việc sau khi bị xen ngang, không gì bù đắp được sự “mất hứng” của nhân viên do sự cố ngắt quãng công việc của họ.
Dana cũng nêu ra những con số để mọi người dễ hình dung: Những người trả lời khảo sát vào tháng 6-2015 của một công ty việc làm tiếng tăm toàn cầu, đã nêu ra năm trong 10 yếu tố hàng đầu có thể hủy diệt năng suất công việc là: dùng điện thoại di động/nhắn tin (54%), nói chuyện phiếm (37%), email (31%), đồng nghiệp xen ngang (27%) và các buổi họp (26%).
Khảo sát này cũng nêu ra ý kiến về ba hệ quả từ đó: Chất lượng công việc giảm (45%), trễ kế hoạch (21%) và doanh thu giảm (21%).
Dana cũng nêu tóm tắt một số giải pháp mà G. Brown đề cập:
- Nêu quy mô của vấn đề: Ước lượng những xen ngang công việc này gây tốn kém bao nhiêu cho doanh nghiệp về thời gian, về sự chia sẻ mối quan tâm của nhân viên và cả về tỷ lệ nghỉ việc.
- Đặt tên cho vấn đề: Theo Brown, nếu những xen ngang này xảy ra thì không phải là do nhân viên vô kỷ luật hoặc nhà quản lý vô tâm, mà là do nhân viên đã quá quen với việc “tha thứ cho những xen ngang đó thay vì xem chúng là kẻ cắp thời gian”.
- Nêu rõ được lợi ích khi “trị” được chứng này: Nhân viên và người quản lý thấy rõ lợi ích của họ khi thoát khỏi chứng xen ngang công việc.
- Nhiều nhân viên là nạn nhân của chính mình: Brown cho biết, nhiều nhân viên dễ bị cuốn vào những kẻ cắp thời gian đó. Do vậy, phải giúp họ kỹ năng nhận diện các sự cố xen ngang, biết cách khôi phục hứng thú công việc và nối lại công việc dở dang đúng cách.
- Tập cho nhân viên phân bố thời gian tiết giảm được: Có thể đào tạo để giúp nhân viên tránh được sự lãng phí thời gian từ ba đến năm giờ mỗi ngày đó. Không nên giả định rằng nhân viên luôn tự biết cách phòng tránh cho mình, mà họ phải được đào tạo.
- Xem thêm: Nên trả lời email sau bao lâu?
Theo Brown, phải hình thành thói quen, để nhân viên trong tương lai có thể quản lý được nguồn lực cá nhân quý giá của mình. Việc thực sự làm chủ thời gian mang tính đường dài trong cuộc đời, không phải là chỉ học những chiêu thức nhất thời…