Một buổi sáng, khi bước vào văn phòng, thấy nhân viên ngồi tư lự trước màn hình máy tính, nhà quản trị tưởng rằng người ấy gặp chuyện buồn, nhưng sau khi gặng hỏi thì mới hay nhân viên nọ ngại… mở email, vì biết thể nào cũng sẽ hiện ra một núi công việc mới! Thì ra bên cạnh khả năng trao đổi thông tin mau lẹ và dễ dàng, internet còn gây ra một nỗi lo sợ mới cho nhiều người: sợ bị đắm chìm trong thông tin.
Trước thời internet thịnh hành, cụ thể là năm 1989, Richard Saul Wurman – tác giả cuốn sách Nỗi lo sợ thông tin (Information Anxiety, do Nhà xuất bản Hayden phát hành) đã viết: “Một trong những lo sợ do tác động phụ của thời đại thông tin là bạn luôn có cảm giác mình phải biết tất cả về chúng. Khả năng nhận biết đâu là giới hạn sẽ trở thành điều cốt yếu giúp chúng ta sống sót trước các trận bão thông tin…”.
Đến khi internet được sử dụng rộng rãi, các nguồn thông tin cứ xuất hiện dồn dập đã làm cho nỗi sợ hãi đó trầm trọng hơn nhiều, mà một trong những ví dụ chính là câu chuyện nhân viên sợ mở hộp thư đầu giờ buổi sáng ở đầu bài viết này.
- Xem thêm: Nỗi ám ảnh luôn phải mở đọc email…
Sự quá tải thông tin khiến cho các nhân viên luôn có cảm giác họ có lỗi. Thời gian làm việc của ai cũng có hạn, nhưng sự xuất hiện thông tin lại theo xu hướng… vô hạn và những công việc hiện ra từ các lá thư điện tử cứ tăng lên qua từng ngày. Khi viết cuốn sách Bit Literacy (tạm dịch: Sành thông tin số; sách được Good Experience Press ấn hành năm 2007), Mark Hurst đã chỉ ra ba cách phản ứng trước tình trạng thông tin tràn ngập trong môi trường công sở là:
- Nhận thông tin theo kiểu đối phó. Khi ấy, các nhân viên sẽ cảm thấy căng thẳng và lúng túng hơn khi có nhiều thông tin xuất hiện vì chúng đòi hỏi họ phải tập trung chú ý nhiều hơn.
- Hoàn toàn bỏ qua thông tin. Những nhân viên muốn thoát khỏi áp lực của thông tin thường chọn cách không đọc gì cả, nhưng doanh nghiệp có thể gánh chịu nhiều tổn thất.
- Thực hành việc sành thông tin số. Biết chắt lọc và chỉ xử lý những thông tin đúng phần trách nhiệm của mình, không cố gắng đọc tất cả thông tin. Đây là cách hợp lý hơn cả mà Mark Hurst còn gọi là “kiêng cữ thông tin”. Nó giúp cho các nhân viên khi làm việc chỉ nhận đúng những thông tin thật sự cần thiết cho công việc của họ.
Để làm được điều này, nhà quản trị doanh nghiệp cần hướng dẫn cho đội ngũ nhân viên của mình nề nếp xử lý thông tin, mà trước hết là cũng giống như người ăn kiêng, nhân viên phải tự quyết định mình nên kiêng cữ thông tin gì, không cần ai áp đặt cả.
Tương tự như nhận thức rằng ăn kiêng sẽ mang lại sức khỏe cho con người, nhận thức về kiêng cữ thông tin sẽ làm cho nhân viên giảm đi nỗi lo sợ thông tin và nhờ đó giảm bớt được sự căng thẳng trong công việc, cụ thể là:
- Chỉ khai thác những thông tin phục vụ cho các mục đích công việc của mình.
- Biết làm ngơ trước “đại dương thông tin” không liên quan đến mình.
- Biết tạo một danh mục động thông tin thay đổi được, càng phù hợp càng tốt và càng ngắn càng tốt.
- Với điều sau cùng, cần phải tập trung chú ý mới thành công được. Khi danh mục thông tin ngắn, nhân viên vẫn nhận đủ lượng thông tin cần thiết, nhưng thời gian xử lý thông tin sẽ ít đi, để dành cho khâu thực hiện và hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể. Nhà quản trị cần giúp các nhân viên hiểu rằng chính thời gian mới là tài nguyên quan trọng nhất của họ. Từ đó, họ mới mạnh dạn loại bỏ những thông tin vô bổ ra khỏi danh mục nhằm bảo đảm cho việc kiêng cữ thông tin được hiệu nghiệm.
- Xem thêm: Đừng để mất kiểm soát vì email
Cuối cùng, Mark Hurst còn mách thêm nước như sau: “Nên xem thông tin giống như một nhóm tư vấn được thuê làm việc để báo cáo lại với chúng ta về thế giới bên ngoài. Bạn hãy tưởng tượng mình giống như một ông chủ có quyền phỏng vấn và tuyển dụng vài người trong số họ, sau đó hằng ngày tiếp tục kiểm tra xem họ làm việc ra sao”.