Có cách nào giảm tải công việc cho người quản lý, mà công việc lại tốt lên hơn không? Một trong những câu trả lời là: “Hãy giao việc!”. Jo. Owen, tác giả quyển How to Manage (Pearson Education, Kindle Edition, 2012) đã tóm lược thật ngắn gọn theo hướng này.
Vấn đề là nhiều người quản lý vẫn cảm thấy “rất khó” khi giao việc và sáu lý do được đưa ra là: (1) Công việc quá quan trọng nên không thể giao người khác làm được; (2) Công việc quá cấp bách nên không thể giao việc được, phải tự làm mới kịp thời gian; (3) Đội ngũ chưa đủ mạnh để nhận việc được giao; (4) Chỉ mình tôi mới có đủ các kỹ năng để làm công việc này; (5) Công việc của nhân viên đang rất bận bịu không thể giao thêm việc; (6) Sợ gặp rủi ro khi giao việc này cho nhân viên.
Do giao việc và hướng dẫn nhân viên là hai việc liên quan đến nhau, nên khi tách riêng chuyện giao việc thì những lý do trên nghe rất hợp lý. Theo Owen, nếu điều chỉnh lại một chút, kết hợp song song giao việc và hướng dẫn nhân viên, thì nhà quản lý có thể thoát những lý do “rất khó” nêu trên.
- Xem thêm: Thử thách để phát triển
Giao việc là tất nhiên, không phải là một ngoại lệ. Xem đó là một quy luật, chứ không phải một ngoại lệ, giao việc càng nhiều càng tốt và làm cho vai trò làm quản lý tốt lên.
Hiểu rõ đội ngũ nhân viên. Người quản lý hiểu rõ ai có khả năng làm việc được đến đâu, họ biết rằng khi giao việc là giao cơ hội học hỏi và phát triển cho nhân viên. Thậm chí họ ước lượng khá chính xác được thời gian hoàn thành công việc được giao của mỗi nhân viên.
Đặt các mục tiêu rõ ràng. Với nhân viên, khi giao việc cần làm rõ bốn điều sau: (1) Kết quả công việc được mong đợi; (2) Thời gian hoàn thành công việc; (3) Lý do chính mà mục tiêu công việc được nêu ra; (4) Có các mục tiêu trung gian nếu cả người quản lý lẫn nhân viên đều biết công việc cần phải được theo dõi theo thời gian.
Trao đổi cách làm. Thảo luận với nhân viên về cách làm, để họ hiểu thêm và làm cho đúng. Chuẩn bị cho việc này, có thể tham khảo 10 điều sau đây, chia ra theo năm nhóm (What – Việc gì, Who – Ai làm, When – Khi nào, How – Như thế nào và Why – Lý do vì sao), do Owen nêu ra:
- Việc được giao: (1) Biết rõ về kết quả công việc: Biết rõ mục tiêu và công việc sẽ có kết quả ra sao như mong muốn; (2) Cố gắng giao mọi việc: Biết rõ là bạn tạo giá trị qua vai trò của mình bằng cách hỗ trợ nhân viên và có thể tự đảm trách một vài dự án. Mọi việc khác nên giao việc; (3) Giao những việc thú vị và thách thức: Cho nhân viên cơ hội phát triển; tin họ sẽ phát triển và làm được việc; (4) Không bao giờ đẩy trách nhiệm hoặc lời than phiền cho người khác: Nếu sai lầm, hãy chịu lời than phiền thay cho nhân viên.
- Giao việc cho ai: (5) Giao việc cho đúng người: Giao việc cho cả hai hướng đi xuống nhân viên và đi lên cấp trên. Không nên làm người hùng cô đơn; (6) Quan sát sự quá tải: Xem xét các dấu hiệu căng thẳng như khó chịu, bệnh hoạn, mệt mỏi, đãng trí và gây lỗi. Sẵn sàng thu hồi lại việc đã giao và cân đối công việc.
- Thời gian trong giao việc: (7) Biết rõ thời hạn, những bước đi và lúc báo cáo: Không theo dõi chi ly nhưng cần nêu trước những kết quả phải có vào những thời điểm rõ ràng.
- Cách làm việc: (8) Uyển chuyển về phương pháp làm việc: Không ấn định cách làm việc cho nhân viên, hãy để họ quyết định sau khi thảo luận lúc giao việc; (9) Phân quyền và hỗ trợ nhân viên: Cung cấp điều kiện, nguồn lực cần cho công việc. Hỏi nhân viên những gì họ muốn có và những gì đang cản trở họ.
- Lý do cần công việc này: (10) Biết rõ lý do công việc này giúp cho mục tiêu nào được hoàn thành: Giải thích sự đóng góp của kết quả việc được giao vào kế hoạch hoàn thành mục tiêu của công ty.
- Xem thêm: Mở cửa cơ hội cho nhân viên
Theo dõi công việc. Giao việc chứ không phải khoán trắng công việc và trách nhiệm. Người quản lý vẫn nhận toàn bộ trách nhiệm cho kết quả cuối cùng. Do vậy vẫn phải theo dõi công việc, trong đó quan trọng là ba điều: Luôn sẵn sàng hướng dẫn nhân viên làm công việc đã giao cho họ; theo dõi tiến độ và thảo luận với nhân viên khi bắt đầu công việc; thừa nhận đóng góp và sự thành công của nhân viên khi công việc hoàn thành.