Các nhà quản lý có khuynh hướng đưa ra phản hồi về kết quả làm việc của nhân viên một cách nhẹ nhàng, lịch sự và cố gắng thể hiện mình là một vị sếp tốt bụng. Nhiều khóa đào tạo về kỹ năng quản lý, tư vấn cũng khuyên họ áp dụng cách đưa ra phản hồi theo kiểu “bánh mì kẹp thịt” (sandwich) với mục đích cải thiện kết quả làm việc của nhân viên.
Cấu trúc của cách phản hồi này nôm na là “khen-chê-khen”, tức là bắt đầu bằng một câu phản hồi tốt (khen), sau đó đưa ra một câu phản hồi mang tính xây dựng (chê) và kết thúc bằng một câu phản hồi tích cực (khen). Tuy nhiên, một số chuyên gia quản trị nguồn nhân lực lại cho rằng cách làm này không có nhiều tác dụng trong việc cải thiện kết quả làm việc của nhân viên vì những lý do sau đây.
- Cách phản hồi tốt nhất là trao đổi thẳng thắn, cụ thể vào vấn đề và đưa ra một số ví dụ về những vấn đề mà nhân viên cần cải thiện.
- Khi được báo trước về lịch họp nhận xét kết quả làm việc với sếp, nhân viên thường mong đợi sẽ nhận được những phản hồi mang tính xây dựng. Chắc chắn là nhân viên sẽ thích được khen nhiều hơn chê nhưng thật sự thì họ vẫn mong nhận được những lời góp ý mang tính xây dựng hơn, vì có như thế họ mới tiến bộ trong công việc. Nhân viên sẽ cảm thấy khó chịu nếu có cảm giác mình bị lừa dối vì những lời nhận xét tốt đẹp nhưng thiếu sự chân thành. Việc đưa ra phản hồi thẳng thắn cũng sẽ giúp sếp tạo thêm niềm tin ở nhân viên.
- Khi đưa ra phản hồi theo kiểu “khen-chê-khen”, nhân viên có thể quên mất nhận xét của sếp về những điểm tích cực của mình khi sếp chuyển ý bằng những liên từ như “nhưng” hoặc “tuy nhiên” để đề cập đến những điểm cần hoàn thiện của họ. Do đó, sếp có thể đánh mất lợi thế của việc đưa ra những phản hồi tích cực trước đó.
- Việc đưa ra những lời nhận xét giúp nhân viên cải thiện những điểm chưa tốt của mình theo sau những lời nhận xét tích cực sẽ làm mất đi tính quan trọng của những vấn đề mà nhân viên cần cải thiện. Nhân viên sẽ có thể cảm thấy “rối” đối với các phản hồi mang tính xây dựng và lo lắng về khả năng được xét thưởng hay thăng tiến của mình sau này.
- Những phản hồi tích cực là một công cụ hữu hiệu để các sếp truyền thông những giá trị và đóng góp mà nhân viên đã đem đến cho tổ chức, từ đó khuyến khích các nhân viên khác phát huy những hành vi tương tự. Phản hồi theo kiểu “sandwich” sẽ làm mất đi giá trị và tác dụng của những nhận xét tích cực được đưa ra trước đó.
- Xem thêm: Phản hồi thường xuyên để quản lý công việc hiệu quả hơn
Các chuyên gia cũng đưa ra những lời khuyên dưới đây giúp các nhà quản lý phản hồi hiệu quả hơn và có tác dụng tốt hơn trong việc làm thay đổi hành vi của nhân viên.
- Chuẩn bị kỹ cho cuộc họp mà sếp dự định sẽ đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng cho nhân viên. Sếp cần suy nghĩ trước những câu từ sẽ sử dụng, cách tiếp cận và những ví dụ cần đưa ra trong cuộc họp.
- Áp dụng nguyên tắc “một điểm chính cần cải thiện trong mỗi phản hồi được đưa ra”. Cách làm này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ những điều mà mình cần thay đổi. Sếp có thể đưa ra các ví dụ, gợi ý các bước cần hành động và thể hiện niềm tin vào khả năng cải thiện của nhân viên. Sau khi liệt kê ra những điểm cần cải thiện, sếp có thể giúp nhân viên tập trung vào một số điểm chính hoặc hỏi nhân viên muốn ưu tiên điểm nào trước.
- Khi trao đổi về kết quả làm việc của nhân viên, nên liên hệ những điểm nhân viên chưa làm được với tác động của chúng lên hoạt động kinh doanh của công ty và các đồng nghiệp khác của nhân viên. Sếp cần giúp nhân viên nhận ra những hành vi có tác động tiêu cực đến tổ chức và sự phát triển nghề nghiệp của họ. Ngoài ra, nên tập trung vào những kết quả tích cực mà nhân viên sẽ đạt được nếu họ có sự cải thiện.
- Có thể nhân viên đã thấy rõ những điểm cần cải thiện nhưng sếp cũng cần phải góp ý một cách thẳng thắn để nhân viên có thể một lần nữa nhìn nhận những vấn đề này. Thường thì nhân viên sẽ cảm thấy lúng túng không biết cần phải cải thiện hành vi của mình như thế nào. Đây chính là cơ hội để sếp tư vấn giúp nhân viên và thắt chặt quan hệ với nhân viên.
- Sau buổi họp đưa ra phản hồi về kết quả làm việc của nhân viên, sếp nên chốt lại một kế hoạch hành động và thời gian cho những lần họp tiếp theo để nhận xét về việc thực hiện các kế hoạch này. Nhân viên sẽ có khả năng đạt các mục tiêu cải thiện đã được đưa ra cao hơn nếu hiểu rõ các mong đợi, các thời hạn đặt ra đối với họ và tin tưởng rằng sếp sẽ luôn hỗ trợ họ.
- Xem thêm: Chuẩn bị trước khi gặp nhân viên