Người quản lý luôn muốn giúp nhân viên hoàn thành công việc nhưng họ đã thật sự giúp đúng hướng? Theo Davenport, đồng tác giả quyển Manager Redefined: The Competitive Advantage in the Middle of Your Organization (Jossey-Bass, 2010), nhà quản lý có thể trả lời câu hỏi này bằng cách bắt đầu xem một công việc của nhân viên trong trạng thái “cân bằng” và thử dự đoán kết quả công việc ấy khi có thay đổi hoặc xáo trộn về:
- Nguồn lực. Các nguồn lực liên quan đến một công việc gồm những yếu tố hữu hình và không hữu hình, gồm cả những vấn đề tài chính và phi tài chính, kể cả tính chủ động trong công việc của nhân viên, các cơ hội học hỏi và phát triển thành công. Việc được sử dụng nguồn lực sẽ làm cho nhân viên có sự dấn thân hơn.
- Sự hỗ trợ trong công việc. Yếu tố này bao gồm những vấn đề như công nghệ được hiện đại hóa, đủ thông tin cần cho công việc, tinh thần làm việc nhóm, của cả các phòng ban khác nhau, tránh được các trở lực có thể trì kéo hiệu quả công việc ở nơi làm việc.
- Sự thử thách. Yếu tố này đến từ tính cấp bách, độ phức tạp của công việc, mức độ trách nhiệm và quy mô của khối lượng công việc.
Vấn đề của người quản lý khi giúp nhân viên mình chính là giúp cân bằng giữa ba yếu tố nêu trên. Có nhiều nhà quản lý thiên về cung cấp tối đa nguồn lực cho nhân viên.
Tương tự vậy, sự hỗ trợ trong công việc cũng được xem là “càng nhiều càng tốt”. Hỗ trợ trong công việc thường mang lại sự cải tiến hiệu suất, như xây dựng tinh thần làm việc nhóm, giảm thiểu các yếu tố có thể vô tình làm tắt đi lòng nhiệt thành ở nhân viên do có mối quan hệ đối xử trong công việc, hoặc hướng phát triển đi lên của nhân viên thiếu rõ ràng.
Riêng với sự thử thách thì cần bàn thêm. Sự thử thách trong công việc sẽ nâng tầm quan trọng của công việc đúng mức và tiếp năng lượng cho nhân viên. Ví dụ các mốc thời gian “hạn chót” của công việc vừa gây áp lực vừa khiến nhân viên phải nỗ lực hơn. Chỉ khi các “hạn chót” không khả thi, chúng mới gây ra sự thất vọng ở nhân viên, thậm chí tạo ra căng thẳng không cần thiết, làm nhân viên rơi vào trạng thái bất an. Theo Davenport, người quản lý cần suy nghĩ về mức độ thử thách như thế nào là đúng nhất với từng nhân viên.
- Xem thêm: Giúp nhân viên thực hiện cam kết
Như vậy, việc giúp nhân viên chính là giúp bản thân họ tự cân bằng được ba yếu tố kể trên. Việc tham gia của người quản lý càng trở nên cần thiết trong những thời điểm doanh nghiệp gặp khó khăn, khi các thách thức bên ngoài trở nên đáng kể. Lúc đó người quản lý phải kiểm soát được nơi làm việc thay vì chỉ quản lý những con người tại đó, tạo ra sự chủ động làm việc cho nhân viên. Hành động của người quản lý – sẵn sàng nhưng không can thiệp vào chi tiết công việc – thường sẽ là:
- Cung cấp nguồn lực và thông tin liên quan đến công việc.
- Cải thiện năng lực cho nhân viên.
- Thống nhất về yêu cầu kết quả công việc và lịch trình triển khai.
- Để cho nhân viên tự kiểm soát công việc của chính họ.
- Điều động kịp thời nguồn lực và sự hỗ trợ công việc.
Tóm lại, theo Davenport, việc giúp nhân viên đúng hướng là việc người quản lý chia sẻ kinh nghiệm của mình cho nhân viên về việc trước đây, khi còn ở vai trò nhân viên, chính họ đã từng tự cân bằng các yếu tố nêu trên, với sự giúp đỡ của cấp trên ra sao.