Trong các workshop của Zenger Folkman, một trong những tổ chức tại Hoa Kỳ về năng lực lãnh đạo hàng đầu thế giới, luôn nhắc rằng lời góp ý đến người lãnh đạo là một món quà quý giá. Vấn đề là trong thực tế, “món quà” này rất khó tiếp nhận.
Dori Meinert, biên tập của tạp chí chuyên về nhân sự SHRM, đã dẫn lại câu chuyện này vào giữa năm 2016: “Các tổ chức đã chi tiêu hàng triệu USD để các nhà quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp biết phương pháp nêu ý kiến phản hồi. Thế nhưng mỗi lần phải nêu góp ý phản hồi thì cả bên cho lẫn bên nhận đều còn ái ngại”.
Đó là do hầu hết các tổ chức đều tiếp cận sai vấn đề này, như Sheila Heen, đồng sáng lập Triad Consulting Group, đã tham gia đào tạo kỹ năng đón nhận góp ý cho cấp quản lý và lãnh đạo tại Trường Harvard Law School, đồng tác giả quyển sách Cảm ơn bạn đã góp ý (Thanks for the Feedback, 2014) đã nói: “Trong mọi trao đổi góp ý, người nhận ý kiến phản hồi là người có trách nhiệm và kiểm soát mình đã tiếp thu những gì và quyết định mình sẽ làm gì từ những ý kiến đó”.
Để thật sự hưởng lợi từ lời góp ý, cần phải luyện tập cách đón nhận ý kiến phản hồi. Và phải bắt đầu từ những người cấp cao nhất trong tổ chức. Heen nói: “Nếu bạn muốn thay đổi văn hóa đón nhận lời góp ý trong tổ chức của bạn, cách nhanh nhất là khiến cho ai cũng thấy rằng các lãnh đạo tổ chức là những người đón nhận góp ý tuyệt nhất”.
Nhiều nghiên cứu cho thấy có mối tương quan giữa sự hài lòng trong công việc với hành vi “tìm kiếm ý kiến góp ý”, đó là làm cho con người bắt nhịp với một vai trò mới nhanh hơn và làm giảm tỷ lệ nghỉ việc rõ hơn. Và các nghiên cứu của Zenger Folkman về năng lực lãnh đạo đã chỉ ra điều này.
Nói thì đơn giản, làm được mới khó! Học cách đón nhận lời góp ý đòi hỏi con người phải đối diện với hai nhu cầu trái ngược nhau. Đó là nhu cầu học hỏi và phát triển và nhu cầu được mọi người thừa nhận giá trị của cá nhân. Nó giúp hiểu được điều gì kích hoạt phản ứng phòng vệ của người nhận ý kiến, làm khả năng học hỏi của con người khó thể rộng mở như mong muốn. Có ba sự kích hoạt được nêu ra:
- Kích hoạt sự thật. Bạn có nhảy dựng lên khi ai đó góp ý một cách không công bằng hay sai lệch không? Nếu bạn được góp ý là hãy năng động hơn, trong khi bạn nghĩ rằng mình lâu nay đã năng động rồi, thì hãy yêu cầu nêu một ví dụ để biết vì sao có lời góp ý đó, thay vì co lại phòng vệ cho mình.
- Kích hoạt mối quan hệ. Bạn nghĩ sao về người đang góp ý cho mình? Họ đe dọa mình? Suy nghĩ này có thể ảnh hưởng việc đón nhận lời góp ý. Khi mời góp ý, hầu hết mọi người đều chọn những người mà họ có sẵn mối quan hệ tốt đẹp trong công việc. Tuy vậy, những người được mời có thể không nhìn thấy các khó khăn của bạn. Thế nên, đôi khi lời góp ý tốt nhất đến từ những người gây phiền nhiễu nhiều nhất cho mình.
- Kích hoạt nhận diện. Bạn có thường xuyên đáp lại ý kiến góp ý không? Bạn có thể thử thách mình để nhận diện các suy nghĩ lệch hướng không? Vậy thì, thay vì nghe lời góp ý như sự phê bình làm mình chùng xuống, hãy xem đó như cơ hội để học hỏi.
- Và có ba cách học hỏi cách tiếp nhận ý kiến góp ý:
- Mời góp ý. Hình thức này sẽ làm bạn ít phòng vệ nhất. Nên tránh mời bằng các câu hỏi kiểu như “Bạn có góp ý gì cho tôi không?”. Câu hỏi này khiến cấp dưới phân vân, bởi họ không biết chắc sự thành thật của bạn tới đâu. Hãy chọn các câu hỏi kiểu như “Bạn thấy những gì về cách mà tôi đang thực hiện công việc?”. Điều này bổ ích khi làm thường xuyên.
- Mời người hướng dẫn. Làm cho mọi người thấy đó là dịp tốt nhất để nêu ý kiến về chính bạn.
- Thực hiện trước. Trong lúc trao đổi góp ý, không cần phải quyết định xem có nên chấp nhận hoặc bác bỏ ý kiến đóng góp. Chỉ cần hiểu được chúng cho đúng, sẽ làm giảm căng thẳng khi trao đổi. Quay lại nghĩ về ý kiến đóng góp, tìm vài ý kiến cảm thấy ít rủi ro nhất để thực hiện trước, sao cho người góp ý thấy là bạn đang lắng nghe ý kiến của họ.
Làm được những điều khó làm chính là cách đón nhận ý kiến đóng góp như một món quà thực sự…