Chuyển tải thông tin hiệu quả là một phần rất quan trọng tạo nên sự thành công của người quản lý. Nếu biết cách khai thác, sử dụng tốt các phương tiện thông tin khác nhau, bạn và doanh nghiệp của bạn sẽ có tác động rất lớn đến công chúng. Cho dù bạn muốn thực hiện một cuộc phỏng vấn riêng hay cuộc thương lượng công khai thì cuốn sách Thông tin hiệu quả này cũng sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng trao đổi hay diễn đạt thông tin của mình. Trong cuốn sách này, Robert Heller – cố nhà báo, tác giả nổi tiếng về đề tài kinh doanh và quản trị doanh nghiệp – đã nêu ra năm vấn đề cần quan tâm để việc trao đổi thông tin đạt hiệu quả cao nhất cho sự phát triển của doanh nghiệp và công việc của nhà quản lý.
1. Xây dựng biểu tượng. Mỗi công ty thường có một biểu tượng riêng, giúp công chúng phân biệt dễ dàng các sản phẩm của công ty này với các sản phẩm cùng loại của công ty khác. Biểu tượng cũng giúp công ty thiết lập vị trí trong thị trường. Vì vậy:
- Hãy tham khảo ý kiến của nhiều chuyên gia đáng tin cậy trước khi quyết định chọn biểu tượng tiêu biểu cho công ty;
- Câu khẩu hiệu của công ty phải ngắn gọn, dễ nhớ và mang tính hành động;
- Hãy tham khảo các biểu tượng của những công ty lớn trong nước và quốc tế.
2. Sử dụng quan hệ đối ngoại. Hầu hết giám đốc đều quan tâm đến các hoạt động đối ngoại của công ty. Vai trò của công tác đối ngoại là xây dựng và nâng cao uy tín của công ty, đồng thời tránh những tổn thất có thể xảy ra đối với uy tín đó. Vì vậy:
- Hãy để chuyên gia PR giải quyết các tình huống khó khăn có thể xảy ra trên các phương tiện truyền thông;
- Nếu tin xấu bị lan truyền, hãy chấp nhận thực tế và cố gắng sửa chữa;
- Nếu gặp phải một nhà báo không thân thiện, hãy giữ bình tĩnh và đừng nói điều gì gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của công ty;
- Hãy tìm hiểu những tờ báo, tạp chí mà bạn muốn sử dụng để tạo ảnh hưởng đến công chúng;
- Hãy xem micro và máy quay như những người bạn thân thiện.
3. Quảng cáo một cách hiệu quả. Những ý tưởng và thiết kế quảng cáo sáng tạo phải luôn gắn liền với mục tiêu bán hàng, doanh số rõ ràng. Vì vậy:
- Đảm bảo rằng, công năng sản phẩm của doanh nghiệp đúng như những gì bạn đã nói, nếu không quảng cáo đó sẽ thất bại;
- Phải đặt ra mục tiêu tối đa cho chiến lược quảng cáo của doanh nghiệp;
- Hãy cố gắng sáng tạo, bạn có thể thành công chỉ với một ngân sách nhỏ cho việc quảng cáo;
- Hãy thử nghiệm quảng cáo với một nhóm khách hàng nhỏ trước khi tung ra đại chúng.
4. Trao đổi thông tin tại nơi làm việc. Những kỹ thuật được sử dụng để trao đổi thông tin với xã hội bên ngoài cũng có thể áp dụng được trong nội bộ công ty và đem lại hiệu quả tốt, mặc dù chỉ với quy mô và ngân sách nhỏ hơn nhiều:
- Hãy tổ chức các cuộc họp, những buổi dã ngoại để nhận được những thông tin phản hồi không chính thức từ nhân viên;
- Hãy tham khảo ý kiến của các chuyên gia kỹ thuật về việc sử dụng các phương tiện truyền thông trong nội bộ công ty;
- Hãy in biểu tượng của công ty trên tất cả các văn phòng phẩm, sản phẩm;
- Hãy tìm ra đồng nghiệp nào giỏi kỹ năng giao tiếp nhất.
5. Kiểm tra việc chuyển tải thông tin của bạn. Nếu đang thực hiện việc trao đổi thông tin để người nhận thông tin hiểu rõ một vấn đề nào đó, bạn cần kiểm tra xem người nhận đã hiểu thông tin đó chưa. Nhiều nhà quản lý thường không có khả năng đánh giá được điều này. Tuy nhiên, vấn đề người nhận hiểu được thông tin như thế nào mới là điều quan trọng. Vì vậy:
- Hãy nói chuyện chân thật với nhân viên, nếu bạn muốn nhận được câu trả lời chân thật;
- Nếu có nhiều hơn hai người than phiền giống nhau, thì bạn nên xem lại nguyên nhân của lời than phiền đó;
- Nếu bạn chỉ nhận được những thông tin phản hồi tích cực, có thể bạn đang hiểu được một nửa của sự thật.
T.V (DNSGCT)
* Quyển sách này hiện có trên Tủ sách Doanh nhân, website: https://doanhnhanplus.vn/product-category/sach-3/.